Obblighi a carico delle imprese con un sito web aziendale

In Italia la legge prevede vari obblighi di pubblicazione dei dati aziendali sui siti web, vediamoli nel dettaglio.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di un semplice sito vetrina oppure di un e-commence, è sempre obbligatorio inserire la partita IVA nella home page di un sito web aziendale.

Dati obbligatori da inserire sul sito web

La legge italiana stabilisce che sul sito web vadano inseriti, oltre alla partita IVA, altri dati identificativi, questi dati variano a seconda della tipologia di azienda e del tipo di attività svolta.

Ricorda che questi stessi dati sono obbligatori anche all’interno di corrispondenze e fatture.

Al momento sembra che non ci sia l’obbligo di indicare sul sito internet dell’azienda l’indirizzo PEC di riferimento ma, dato che dal 2013 è obbligatorio averlo per società, ditte individuali e professionisti, a mio avviso aggiungerlo sul proprio sito aziendale può essere il modo migliore per mettersi al riparo da qualunque rischio.

Ditte individuali

Gli elementi essenziali (ed obbligatori) da inserire nel sito web di una ditta individuale sono i seguenti:

  • Partita IVA.
  • Iscrizione alla Camera di Commercio e relativo numero REA.

Società

Per tutti i tipi di società (ad esempio SPA , SRL, SNC ecc.) i dati obbligatori da inserire sul sito web sono:

  • Denominazione della società.
  • Indirizzo della sede legale (CAP, città e provincia).
  • Codice fiscale e partita IVA.
  • Importo del capitale sociale statutario e della parte effettivamente versata.
  • Iscrizione alla Camera di Commercio e relativo numero REA.
  • Va indicato anche se la società è in liquidazione o se ha un unico socio va indicato.

Per garantire un’immagine più seria e trasparente delle proprie attività è consigliabile inserire tutti questi dati (compresi quelli non obbligatori) anche alle ditte individuali.

E-commerce

Su un sito di commercio elettronico, oltre ai dati riportati in precedenza, vanno aggiunti anche i seguenti:

  • Indirizzo email e, possibilmente, anche indirizzo PEC.
  • Estremi dell’autorizzazione, in caso di attività soggetta a concessione, licenza o autorizzazione governativa (come ad esempio siti di scommesse online).

Professionisti

Per i professionisti appartenenti ad un albo professionale riconosciuto devono controllare eventuali limiti posti dal proprio ordine ed inserire per legge anche:

  • Titolo professionale (in caso titolo estero inserire anche la nazione che lo ha emesso).
  • Ordine provinciale di appartenenza.
  • Data e numero di iscrizione all’albo.

Obblighi specifici in materia di privacy

La legge italiana impone la riservatezza dei dati sensibili che gli utenti lasciano su un sito web.

Ad esempio, se vengono richiesti dati agli utenti che desiderano iscriversi ad una newsletter o che vogliono contattare l’azienda titolare del sito stesso, è necessario richiedere un consenso informato, espresso solo dopo la lettura dell’informativa sulla tutela della privacy.

Gli accessi online vanno protetti da uso indesiderato, fraudolento o accidentale.

Il titolare di un sito web deve rispettare la normativa in materia di privacy (regolamento GDPR) che disciplina la raccolta dei dati personali degli utenti.

Tutti i siti che utilizzano i cookie devono avere un banner tramite il quale informano i visitatori della presenza di strumenti di memorizzazione dei loro dati di navigazione, a meno che si tratti di cookie esclusivamente tecnici, per cui è sufficiente la pubblicazione di un’informativa in una pagina del sito.

È necessario richiedere il consenso ai visitatori in maniera corretta ed adeguare le attività di invio newsletter e di marketing diretto per garantire un trattamento dei dati trasparente e corretto.

In linea di massima, per un sito web sono necessari i seguenti documenti in materia di privacy:

  • Una privacy policy dove si informano i visitatori del sito sull’uso delle loro informazioni personali.
  • Una cookie policy per informare gli utenti dei cookie salvati sul loro browser.

Una valida soluzione è rappresentata da Iubenda, un servizio online che permette la generazione di privacy policy e cookie policy e che permette anche di inserire sul proprio sito web il banner per informare i visitatori della presenza di strumenti di memorizzazione dei loro dati.

Il servizio di Iubenda aiuta il titolare di un sito web a mettersi al riparo da ogni rischio in quanto è sviluppato tenendo conto delle indicazioni di uno staff di avvocati esperti in materia di privacy ed è aggiornato costantemente sulla base delle leggi in vigore.

Sanzioni

La legge italiana prevede delle sanzioni per chi non rispetta queste indicazioni.

  • In caso di mancata esposizione della partita IVA sul sito web la multa va da € 250 a € 2.000.
  • Per la mancata indicazione dei dati identificativi la sanzione prevista può variare da € 206 a € 2.065.
  • Una multa di un minimo di € 6.000 fino ad un massimo di € 36.000 è prevista per tutti i siti web che non danno evidenza all’informativa sulla privacy, pur essendo tenuti a farlo.
  • La mancata indicazione del consenso all’utilizzo dei cookie, può portare ad una sanzione da € 10.000 fino a € 120.000,

Ci tengo a precisare che ho scritto questo articolo al solo scopo informativo e che, ovviamente, non si può sostituire in alcun modo ad una consulenza legale.